Od 1 lipca 2026 r. obowiązują nowe przepisy upraszczające składanie dokumentów niezbędnych do uzyskania zasiłków z ubezpieczeń społecznych. Zmiany dotyczą przede wszystkim sposobu przekazywania wniosków i załączników oraz rozszerzają możliwość korzystania z dokumentów elektronicznych, które mają teraz taką samą moc prawną jak dokumenty papierowe. Celem nowelizacji jest ograniczenie formalności i przyspieszenie obsługi świadczeń przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

• w tradycyjnej formie papierowej z własnoręcznym podpisem,
• elektronicznie, np. za pośrednictwem firmowego systemu kadrowo-płacowego, poczty elektronicznej lub przesyłając skan podpisanego dokumentu.

Jeżeli zasiłek wypłaca ZUS, wniosek można przekazać:

• w formie papierowej,
• elektronicznie przez portal eZUS (dawniej PUE ZUS) lub na adres do doręczeń elektronicznych. Dokument powinien zostać podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo podpisem udostępnionym przez ZUS.

Elektroniczne dokumenty z pełną mocą prawną

Jedną z najistotniejszych zmian jest zrównanie statusu dokumentów elektronicznych z papierowymi. Oznacza to, że dokumenty przekazane do ZUS elektronicznie są traktowane tak samo, jak własnoręcznie podpisane oryginały. Dotyczy to zarówno samych wniosków, jak i dokumentów przekazywanych przez płatników składek. Do wniosku można dołączyć oryginały dokumentów, kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem lub elektroniczne kopie, np. skany.

Krótszy termin dla pracodawców

Przepisy przypominają również o obowiązku terminowego przekazywania dokumentacji do ZUS. Jeżeli świadczenie wypłaca Zakład Ubezpieczeń Społecznych, pracodawca powinien przekazać komplet dokumentów niezbędnych do ustalenia prawa do zasiłku w ciągu 7 dni od ich otrzymania od pracownika. Termin ten ma usprawnić rozpatrywanie spraw i skrócić czas oczekiwania na wypłatę świadczeń.

Mniej formalności, bez zmian w prawie do świadczeń

Nowelizacja ma przede wszystkim charakter organizacyjny. Ułatwia elektroniczny obieg dokumentów i eliminuje konieczność równoległego przesyłania części dokumentacji w wersji papierowej. Dla ubezpieczonych oznacza to mniej formalności, a dla pracodawców i ZUS – prostszy oraz szybszy proces obsługi wniosków.

Zmiany nie wpływają natomiast na zasady przyznawania zasiłków chorobowych, opiekuńczych, macierzyńskich czy świadczeń rehabilitacyjnych. Nadal decydujące znaczenie mają przepisy określające warunki nabycia prawa do świadczeń, natomiast od 1 lipca uproszczono wyłącznie sposób składania i przekazywania wymaganej dokumentacji.

Źródło: ZUS

7 kwietnia – Światowy Dzień Zdrowia – to doskonała okazja, by spojrzeć na zmieniającą się rzeczywistość w ochronie zdrowia nie tylko przez pryzmat leczenia, ale także technologii. W tym roku, w myśl hasła „Zdrowe początki, pełna nadziei przyszłość”, Ministerstwo Cyfryzacji przypomina o roli aplikacji mObywatel jako narzędzia wspierającego pracowników medycznych w codziennej pracy. Z cyfrowych dokumentów potwierdzających prawo wykonywania zawodu korzysta już blisko 100 tysięcy lekarzy, pielęgniarek, położnych i dentystów. To ważny krok w kierunku wygodniejszej, szybszej i bardziej nowoczesnej opieki zdrowotnej – dla medyków i pacjentów.

7 kwietnia przypada Światowy Dzień Zdrowia. Zainicjowany przez Światową Organizację Zdrowia (WHO), dzień ten co roku stanowi okazję do rozmowy o najważniejszych globalnych wyzwaniach w obszarze ochrony życia i zdrowia ludzkiego. Ponieważ w tym dniu obchodzony jest także Dzień Pracownika Służby Zdrowia, dziś słowo o dokumentach cyfrowych w mObywatelu, które wspierają osoby z wykształceniem medycznym w ich codziennej pracy.

W 2025 roku hasło przewodnie Światowego Dnia Zdrowia to „Zdrowe początki, pełna nadziei przyszłość”. Zgodnie z nim uwaga skierowana jest tym razem na zdrowie kobiet ciężarnych i noworodków. Dyskusje i działania promocyjne poświęcone są głównie zwiększaniu bezpieczeństwa i podnoszeniu standardów opieki nad mamą i dzieckiem w okresie ciąży oraz w pierwszych miesiącach po porodzie.

7 kwietnia to także Dzień Pracownika Służby Zdrowia. Dla osób związanych zawodowo z medycyną istotne jest każde wsparcie, w tym nowoczesne narzędzia usprawniające ich codzienną pracę z pacjentami. Między innymi dlatego tak istotne jest, że coraz więcej osób z wykształceniem medycznym może legitymować się elektronicznymi dokumentami i potwierdzać nimi swoje kwalifikacje i uprawnienia zawodowe szybko i łatwo.

W aplikacji mObywatel dostępne są dokumenty cyfrowe dla położnych, pielęgniarek, lekarzy i lekarzy dentystów. Elektroniczny dokument potwierdza ich uprawnienia zawodowe i jest odpowiednikiem legitymacji w formie fizycznej.

Z takich dokumentów w mObywatelu mogą korzystać zalogowani użytkownicy, którzy mają potwierdzoną tożsamość (przez profil zaufany, bankowość elektroniczną lub e-dowód) oraz dodali pierwszy dokument, mDowód lub Diia.pl. Drugi warunek to potwierdzenie uzyskania uprawnień w swoim zawodzie. W przypadku pierwszej grupy potwierdzenie takie stanowi wpis na listę okręgowego rejestru pielęgniarek i położnych przez okręgową radę pielęgniarek i położnych. W przypadku lekarzy i lekarzy dentystów jest to przyznanie prawa wykonywania zawodu przez okręgową radę lekarską.

Osoby, które spełniają powyższe warunki, mogą łatwo dodać cyfrowy dokument do swojej aplikacji w zaledwie kilka minut. Na górze ekranu głównego lub w sekcji Dokumenty należy nacisnąć Dodaj. Na liście dostępnych dokumentów pojawi się ten, który potwierdza uzyskane uprawnienia zawodowe, np. PWZ pielęgniarki, położnej, lekarza lub lekarza dentysty. Należy wskazać właściwy dokument i nacisnąć Dodaj. Po chwili zostanie on automatycznie dodany do aplikacji.

Czy warto korzystać z mObywatela do potwierdzania uprawnień zawodowych? Jest wiele dowodów na to, że tak. Cyfrowy dokument w aplikacji oznacza dla medyków przede wszystkim niezależność od fizycznego PWZ i pozwala legitymować się łatwo przy pomocy telefonu. Dodatkowo umożliwia szybką aktualizację dokumentu, między innymi po zmianie danych osobowych (np. nazwiska) lub zakresu posiadanych uprawnień (np. po uzyskaniu nowej specjalizacji). Wystarczy zaktualizować dokument w aplikacji, aby pojawiły się w nim dane zgodne z bazą Naczelnej Izby Lekarskiej lub wpisem do okręgowego rejestru pielęgniarek lub położnych.

Tym bardziej cieszy więc fakt, że z wygodnych, elektronicznych dokumentów zdecydowało się już skorzystać wielu przedstawicieli zawodów medycznych w Polsce. Do końca marca 2025 roku w aplikacji mObywatel wygenerowano imponującą liczbę blisko 100 tysięcy dokumentów potwierdzających prawo wykonywania zawodu (tzw. PWZ) przez osoby z wykształceniem medycznym. Swoje uprawnienia dzięki elektronicznym dokumentom potwierdzają:

Warto na koniec przypomnieć, że aplikacja mObywatel ma także rozwiązanie dla pacjentów. Recepty to usługa, która pozwala kupować leki bez podawania numeru PESEL. Wystarczy okazać farmaceucie do zeskanowania kod QR recepty widoczny na ekranie smartfona, żeby szybko i łatwo wykupić leki dla siebie lub osób, od których ma się pełnomocnictwo. Usługa pozwala też pobrać recepty w postaci plików PDF na swój telefon i korzystać z nich także bez dostępu do Internetu.

Aplikacja mObywatel pozwala łatwo i szybko potwierdzać uprawnienia osobom pracującym w wielu zawodach. Aby zapoznać się z rozwiązaniami dla przedstawicieli zawodów medycznych, warto przejść do wskazanych stron internetowych:

Więcej o usłudze Recepty przeczytać można na stronie Recepty – mObywatel:
https://info.mobywatel.gov.pl/uslugi/erecepta

Aby zapoznać się ze szczegółowymi warunkami korzystania z aplikacji, usług i dokumentów cyfrowych, warto odwiedzić stronę mObywatel 2.0 – Aplikacja mobilna i serwis dla obywateli (link: https://info.mobywatel.gov.pl/).

#FunduszeUE