Od 1 lipca 2026 r. obowiązują nowe przepisy upraszczające składanie dokumentów niezbędnych do uzyskania zasiłków z ubezpieczeń społecznych. Zmiany dotyczą przede wszystkim sposobu przekazywania wniosków i załączników oraz rozszerzają możliwość korzystania z dokumentów elektronicznych, które mają teraz taką samą moc prawną jak dokumenty papierowe. Celem nowelizacji jest ograniczenie formalności i przyspieszenie obsługi świadczeń przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

• w tradycyjnej formie papierowej z własnoręcznym podpisem,
• elektronicznie, np. za pośrednictwem firmowego systemu kadrowo-płacowego, poczty elektronicznej lub przesyłając skan podpisanego dokumentu.

Jeżeli zasiłek wypłaca ZUS, wniosek można przekazać:

• w formie papierowej,
• elektronicznie przez portal eZUS (dawniej PUE ZUS) lub na adres do doręczeń elektronicznych. Dokument powinien zostać podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo podpisem udostępnionym przez ZUS.

Elektroniczne dokumenty z pełną mocą prawną

Jedną z najistotniejszych zmian jest zrównanie statusu dokumentów elektronicznych z papierowymi. Oznacza to, że dokumenty przekazane do ZUS elektronicznie są traktowane tak samo, jak własnoręcznie podpisane oryginały. Dotyczy to zarówno samych wniosków, jak i dokumentów przekazywanych przez płatników składek. Do wniosku można dołączyć oryginały dokumentów, kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem lub elektroniczne kopie, np. skany.

Krótszy termin dla pracodawców

Przepisy przypominają również o obowiązku terminowego przekazywania dokumentacji do ZUS. Jeżeli świadczenie wypłaca Zakład Ubezpieczeń Społecznych, pracodawca powinien przekazać komplet dokumentów niezbędnych do ustalenia prawa do zasiłku w ciągu 7 dni od ich otrzymania od pracownika. Termin ten ma usprawnić rozpatrywanie spraw i skrócić czas oczekiwania na wypłatę świadczeń.

Mniej formalności, bez zmian w prawie do świadczeń

Nowelizacja ma przede wszystkim charakter organizacyjny. Ułatwia elektroniczny obieg dokumentów i eliminuje konieczność równoległego przesyłania części dokumentacji w wersji papierowej. Dla ubezpieczonych oznacza to mniej formalności, a dla pracodawców i ZUS – prostszy oraz szybszy proces obsługi wniosków.

Zmiany nie wpływają natomiast na zasady przyznawania zasiłków chorobowych, opiekuńczych, macierzyńskich czy świadczeń rehabilitacyjnych. Nadal decydujące znaczenie mają przepisy określające warunki nabycia prawa do świadczeń, natomiast od 1 lipca uproszczono wyłącznie sposób składania i przekazywania wymaganej dokumentacji.

Źródło: ZUS

Jak wynika z danych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, o blisko 200% zwiększyła się liczba osób poddanych kontroli wykorzystania zwolnień lekarskich. Wzrost ten nastąpił w pierwszych dziewięciu miesiącach br. w porównaniu z analogicznym okresem 2021 roku. Ostatnio najwięcej takich działań zostało podjętych w woj. małopolskim, mazowieckim i dolnośląskim. W tym samym czasie o blisko 29% podskoczyła liczba osób pozbawionych prawa do zasiłku.

Według danych udostępnionych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, w trzech pierwszych kwartałach br. liczba osób poddanych kontroli wykorzystania zwolnień lekarskich wyniosła 41 932. To o 195,8% więcej niż w analogicznym okresie ubiegłego roku, kiedy takich przypadków było 14 175. Zdaniem Natalii Stoch-Miki, radcy prawnego i doradcy podatkowego, ten wzrost może być spowodowany powrotem do normalnego trybu pracy jednostek ZUS, w tym kontrolerów, po czasowym ich zawieszeniu w okresie pandemii. Kiedy było najwięcej zachorowań na COVID-19, fizyczne kontrole były bardzo ograniczone lub w ogóle ich nie przeprowadzano.

– Kontrola wykorzystania zwolnień lekarskich w czasie pandemii była trudniejsza. Obecnie ZUS zwiększa liczbę takich działań. I słusznie to robi, ponieważ poczucie bezkarności nieuczciwych osób rozzuchwala i prowadzi do rozpowszechniania się tego patologicznego zjawiska. Nadużywanie zwolnień jest równoznaczne z kradzieżą składek płaconych przez pozostałe osoby ubezpieczone – komentuje Jeremi Mordasewicz, doradca zarządu Konfederacji Lewiatan, były członek Rady Nadzorczej ZUS-u.

Od stycznia do września br. najwięcej osób zostało poddanych ww. kontroli w województwie małopolskim – 5 449 (w analogicznym okresie ub.r. – 685). Dalej w zestawieniu widać woj. mazowieckie – 4 797 (w trzech kwartałach ub.r. – 1634), dolnośląskie – 4 507 (1434), śląskie – 4 135 (1631), wielkopolskie – 4 128 (1711), a także łódzkie – 4 075 (1 341). Te województwa w tym roku osiągnęły wyniki przekraczające 4 tys. Natomiast na końcu zestawienia widzimy podlaskie – 769 (poprzednio 197), lubuskie – 867 (212), jak również świętokrzyskie – 954 (587). Tylko w tych województwach tegoroczne wyniki nie były poniżej 1000.

– Liczba kontroli w poszczególnych województwach powinna być proporcjonalna do liczby osób płacących składki na ubezpieczenie chorobowe w ZUS i do poziomu absencji chorobowej. W całym kraju w tym roku liczba kontroli jest o prawie 200% większa niż w roku ubiegłym, a w województwie małopolskim wzrosła o blisko 700%. Być może natrafiono tam na podejrzanie obfite źródło zwolnień lekarskich – mówi ekspert Konfederacji Lewiatan.

Z danych udostępnionych przez ZUS wynika również, że w pierwszych trzech kwartałach br. liczba osób pozbawionych prawa do zasiłku wyniosła 5 352. To o 28,6% więcej niż w analogicznym okresie 2021 roku, kiedy takich przypadków odnotowano 4 161. Jeremi Mordasewicz zestawia te wyniki z danymi dot. liczby kontroli, która wzrosła w tym samym czasie o prawie 200%. Według eksperta, prawdopodobnie zawodzi typowanie osób do skontrolowania, sposób przeprowadzania działań kontrolnych lub rzetelność kontrolerów. Jednak nie wszyscy eksperci są podobnego zdania.

– Liczba osób pozbawionych zasiłku w wyniku przeprowadzonej kontroli nie jest znaczna z porównaniu z tym, ilu Polaków jest zatrudnionych w całym kraju. Wpływ na relatywnie niewielką ilość podważanych zwolnień lekarskich może mieć fakt, iż pracodawca może w każdym momencie zawnioskować do ZUS o dokonanie kontroli. Pracownicy, nie chcąc się narazić przełożonym, zwłaszcza w sektorze prywatnych przedsiębiorstw, nie nadużywają przysługujących im praw. W mojej ocenie, niewielki wzrost liczby osób pozbawionych zasiłku chorobowego świadczy jedynie o tym, że zatrudnieni w większości wykorzystują zwolnienia lekarskie zgodnie z przeznaczeniem. Przeprowadzane kontrole to potwierdzają – podkreśla Natalia Stoch-Mika.

Patrząc na tegoroczne dane, widać, że najwięcej osób pozbawionych prawa do zasiłku było w województwie łódzkim – 804 (rok wcześniej – 380). Za nim plasuje się woj. śląskie – 794 (640), mazowieckie – 602 (586), wielkopolskie – 598 (499), dolnośląskie – 594 (354), a także małopolskie – 544 (266). Natomiast na końcu zestawienia mamy podlaskie – 45 (24), lubuskie ¬– 80 (47), jak również warmińsko-mazurskie – 92 (133). I to jedyne województwa, które w tym roku odnotowały wyniki poniżej 100.

– Skala nadużyć zwolnień lekarskich może się różnić w poszczególnych województwach, np. w zależności od poziomu bezrobocia i możliwości znalezienia nowej pracy w przypadku ujawnienia oszustwa. Ale nie sądzę, aby poziom uczciwości mieszkańców w poszczególnych województwach tak bardzo się różnił. Zróżnicowanie wyników jest, jak sądzę, pochodną typowania osób do kontroli i jakością samej kontroli – zaznacza były członek Rady Nadzorczej ZUS-u.

Z danych za pierwsze trzy kwartały br. również wynika, że kwota zasiłków cofniętych w wyniku kontroli wyniosła ponad 8,973 mln zł. To o 39,8% więcej niż w analogicznym okresie 2021 roku –  6,417 mln zł.

– Tak samo jak minimalne oraz przeciętne wynagrodzenie wzrastają rok do roku, rosną też zasiłki chorobowe. To z kolei przekłada się na zwiększenie kwot w przypadku kwestionowania świadczenia. Oczywiście, na większą wartość cofniętych zasiłków chorobowych może mieć również wpływ zwiększona liczba przeprowadzanych kontroli – wyjaśnia Natalia Stoch-Mika.

Biorąc pod uwagę podział na województwa, to w tym roku największą kwotę zasiłków cofniętych w wyniku kontroli widzimy w mazowieckim – ok. 1,493 mln zł (rok wcześniej – 998 tys. zł). Dalej w rankingu widać woj. śląskie – 1,398 mln zł (835 tys. zł), łódzkie – 1,144 mln zł (503 tys. zł), małopolskie – 896 tys. zł (384 tys. zł), wielkopolskie – 843 tys. zł (872 tys. zł), a także dolnośląskie – 762 tys. zł (796 tys. zł). Na końcu zestawienia znajdują się woj. podlaskie – ok. 95 tys. zł (55 tys. zł), lubuskie – 130 tys. zł (85 tys. zł), jak również warmińsko-mazurskie – 170 tys. zł (332 tys. zł).

– Mimo że odzyskane kwoty są niewielkie, nie można rezygnować z kontroli, aby nie dopuścić do poszerzenia zjawiska nadużywania zwolnień lekarskich w wyniku rozpowszechnienia się poczucia bezkarności. Mam nadzieję, że jakość tych kontroli będzie systematycznie rosła, chociaż niektórzy politycy uważają, że nie należy drażnić elektoratu – podsumowuje Jeremi Mordasewicz.

Jak wynika z danych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, o blisko 200% zwiększyła się liczba osób poddanych kontroli wykorzystania zwolnień lekarskich. Wzrost ten nastąpił w pierwszych dziewięciu miesiącach br. w porównaniu z analogicznym okresem 2021 roku. Ostatnio najwięcej takich działań zostało podjętych w woj. małopolskim, mazowieckim i dolnośląskim. W tym samym czasie o blisko 29% podskoczyła liczba osób pozbawionych prawa do zasiłku.

Według danych udostępnionych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, w trzech pierwszych kwartałach br. liczba osób poddanych kontroli wykorzystania zwolnień lekarskich wyniosła 41 932. To o 195,8% więcej niż w analogicznym okresie ubiegłego roku, kiedy takich przypadków było 14 175. Zdaniem Natalii Stoch-Miki, radcy prawnego i doradcy podatkowego, ten wzrost może być spowodowany powrotem do normalnego trybu pracy jednostek ZUS, w tym kontrolerów, po czasowym ich zawieszeniu w okresie pandemii. Kiedy było najwięcej zachorowań na COVID-19, fizyczne kontrole były bardzo ograniczone lub w ogóle ich nie przeprowadzano.

– Kontrola wykorzystania zwolnień lekarskich w czasie pandemii była trudniejsza. Obecnie ZUS zwiększa liczbę takich działań. I słusznie to robi, ponieważ poczucie bezkarności nieuczciwych osób rozzuchwala i prowadzi do rozpowszechniania się tego patologicznego zjawiska. Nadużywanie zwolnień jest równoznaczne z kradzieżą składek płaconych przez pozostałe osoby ubezpieczone – komentuje Jeremi Mordasewicz, doradca zarządu Konfederacji Lewiatan, były członek Rady Nadzorczej ZUS-u.

Od stycznia do września br. najwięcej osób zostało poddanych ww. kontroli w województwie małopolskim – 5 449 (w analogicznym okresie ub.r. – 685). Dalej w zestawieniu widać woj. mazowieckie – 4 797 (w trzech kwartałach ub.r. – 1634), dolnośląskie – 4 507 (1434), śląskie – 4 135 (1631), wielkopolskie – 4 128 (1711), a także łódzkie – 4 075 (1 341). Te województwa w tym roku osiągnęły wyniki przekraczające 4 tys. Natomiast na końcu zestawienia widzimy podlaskie – 769 (poprzednio 197), lubuskie – 867 (212), jak również świętokrzyskie – 954 (587). Tylko w tych województwach tegoroczne wyniki nie były poniżej 1000.

– Liczba kontroli w poszczególnych województwach powinna być proporcjonalna do liczby osób płacących składki na ubezpieczenie chorobowe w ZUS i do poziomu absencji chorobowej. W całym kraju w tym roku liczba kontroli jest o prawie 200% większa niż w roku ubiegłym, a w województwie małopolskim wzrosła o blisko 700%. Być może natrafiono tam na podejrzanie obfite źródło zwolnień lekarskich – mówi ekspert Konfederacji Lewiatan.

Z danych udostępnionych przez ZUS wynika również, że w pierwszych trzech kwartałach br. liczba osób pozbawionych prawa do zasiłku wyniosła 5 352. To o 28,6% więcej niż w analogicznym okresie 2021 roku, kiedy takich przypadków odnotowano 4 161. Jeremi Mordasewicz zestawia te wyniki z danymi dot. liczby kontroli, która wzrosła w tym samym czasie o prawie 200%. Według eksperta, prawdopodobnie zawodzi typowanie osób do skontrolowania, sposób przeprowadzania działań kontrolnych lub rzetelność kontrolerów. Jednak nie wszyscy eksperci są podobnego zdania.

– Liczba osób pozbawionych zasiłku w wyniku przeprowadzonej kontroli nie jest znaczna z porównaniu z tym, ilu Polaków jest zatrudnionych w całym kraju. Wpływ na relatywnie niewielką ilość podważanych zwolnień lekarskich może mieć fakt, iż pracodawca może w każdym momencie zawnioskować do ZUS o dokonanie kontroli. Pracownicy, nie chcąc się narazić przełożonym, zwłaszcza w sektorze prywatnych przedsiębiorstw, nie nadużywają przysługujących im praw. W mojej ocenie, niewielki wzrost liczby osób pozbawionych zasiłku chorobowego świadczy jedynie o tym, że zatrudnieni w większości wykorzystują zwolnienia lekarskie zgodnie z przeznaczeniem. Przeprowadzane kontrole to potwierdzają – podkreśla Natalia Stoch-Mika.

Patrząc na tegoroczne dane, widać, że najwięcej osób pozbawionych prawa do zasiłku było w województwie łódzkim – 804 (rok wcześniej – 380). Za nim plasuje się woj. śląskie – 794 (640), mazowieckie – 602 (586), wielkopolskie – 598 (499), dolnośląskie – 594 (354), a także małopolskie – 544 (266). Natomiast na końcu zestawienia mamy podlaskie – 45 (24), lubuskie ¬– 80 (47), jak również warmińsko-mazurskie – 92 (133). I to jedyne województwa, które w tym roku odnotowały wyniki poniżej 100.

– Skala nadużyć zwolnień lekarskich może się różnić w poszczególnych województwach, np. w zależności od poziomu bezrobocia i możliwości znalezienia nowej pracy w przypadku ujawnienia oszustwa. Ale nie sądzę, aby poziom uczciwości mieszkańców w poszczególnych województwach tak bardzo się różnił. Zróżnicowanie wyników jest, jak sądzę, pochodną typowania osób do kontroli i jakością samej kontroli – zaznacza były członek Rady Nadzorczej ZUS-u.

Z danych za pierwsze trzy kwartały br. również wynika, że kwota zasiłków cofniętych w wyniku kontroli wyniosła ponad 8,973 mln zł. To o 39,8% więcej niż w analogicznym okresie 2021 roku –  6,417 mln zł.

– Tak samo jak minimalne oraz przeciętne wynagrodzenie wzrastają rok do roku, rosną też zasiłki chorobowe. To z kolei przekłada się na zwiększenie kwot w przypadku kwestionowania świadczenia. Oczywiście, na większą wartość cofniętych zasiłków chorobowych może mieć również wpływ zwiększona liczba przeprowadzanych kontroli – wyjaśnia Natalia Stoch-Mika.

Biorąc pod uwagę podział na województwa, to w tym roku największą kwotę zasiłków cofniętych w wyniku kontroli widzimy w mazowieckim – ok. 1,493 mln zł (rok wcześniej – 998 tys. zł). Dalej w rankingu widać woj. śląskie – 1,398 mln zł (835 tys. zł), łódzkie – 1,144 mln zł (503 tys. zł), małopolskie – 896 tys. zł (384 tys. zł), wielkopolskie – 843 tys. zł (872 tys. zł), a także dolnośląskie – 762 tys. zł (796 tys. zł). Na końcu zestawienia znajdują się woj. podlaskie – ok. 95 tys. zł (55 tys. zł), lubuskie – 130 tys. zł (85 tys. zł), jak również warmińsko-mazurskie – 170 tys. zł (332 tys. zł).

– Mimo że odzyskane kwoty są niewielkie, nie można rezygnować z kontroli, aby nie dopuścić do poszerzenia zjawiska nadużywania zwolnień lekarskich w wyniku rozpowszechnienia się poczucia bezkarności. Mam nadzieję, że jakość tych kontroli będzie systematycznie rosła, chociaż niektórzy politycy uważają, że nie należy drażnić elektoratu – podsumowuje Jeremi Mordasewicz.