Od 1 lipca 2026 r. obowiązują nowe przepisy upraszczające składanie dokumentów niezbędnych do uzyskania zasiłków z ubezpieczeń społecznych. Zmiany dotyczą przede wszystkim sposobu przekazywania wniosków i załączników oraz rozszerzają możliwość korzystania z dokumentów elektronicznych, które mają teraz taką samą moc prawną jak dokumenty papierowe. Celem nowelizacji jest ograniczenie formalności i przyspieszenie obsługi świadczeń przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

• w tradycyjnej formie papierowej z własnoręcznym podpisem,
• elektronicznie, np. za pośrednictwem firmowego systemu kadrowo-płacowego, poczty elektronicznej lub przesyłając skan podpisanego dokumentu.

Jeżeli zasiłek wypłaca ZUS, wniosek można przekazać:

• w formie papierowej,
• elektronicznie przez portal eZUS (dawniej PUE ZUS) lub na adres do doręczeń elektronicznych. Dokument powinien zostać podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo podpisem udostępnionym przez ZUS.

Elektroniczne dokumenty z pełną mocą prawną

Jedną z najistotniejszych zmian jest zrównanie statusu dokumentów elektronicznych z papierowymi. Oznacza to, że dokumenty przekazane do ZUS elektronicznie są traktowane tak samo, jak własnoręcznie podpisane oryginały. Dotyczy to zarówno samych wniosków, jak i dokumentów przekazywanych przez płatników składek. Do wniosku można dołączyć oryginały dokumentów, kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem lub elektroniczne kopie, np. skany.

Krótszy termin dla pracodawców

Przepisy przypominają również o obowiązku terminowego przekazywania dokumentacji do ZUS. Jeżeli świadczenie wypłaca Zakład Ubezpieczeń Społecznych, pracodawca powinien przekazać komplet dokumentów niezbędnych do ustalenia prawa do zasiłku w ciągu 7 dni od ich otrzymania od pracownika. Termin ten ma usprawnić rozpatrywanie spraw i skrócić czas oczekiwania na wypłatę świadczeń.

Mniej formalności, bez zmian w prawie do świadczeń

Nowelizacja ma przede wszystkim charakter organizacyjny. Ułatwia elektroniczny obieg dokumentów i eliminuje konieczność równoległego przesyłania części dokumentacji w wersji papierowej. Dla ubezpieczonych oznacza to mniej formalności, a dla pracodawców i ZUS – prostszy oraz szybszy proces obsługi wniosków.

Zmiany nie wpływają natomiast na zasady przyznawania zasiłków chorobowych, opiekuńczych, macierzyńskich czy świadczeń rehabilitacyjnych. Nadal decydujące znaczenie mają przepisy określające warunki nabycia prawa do świadczeń, natomiast od 1 lipca uproszczono wyłącznie sposób składania i przekazywania wymaganej dokumentacji.

Źródło: ZUS

1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie daleko idące zmiany w polskim systemie ubezpieczeń społecznych. Nowe przepisy mają m.in. umożliwić wykonywanie pracy u jednego pracodawcy przy jednoczesnym przebywaniu na zwolnieniu lekarskim u innego, o ile nie będzie to sprzeczne z celem zwolnienia. Dodatkowo od stycznia zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy będzie można uzyskać nie tylko od lekarza, ale i pielęgniarki czy fizjoterapeuty. Zmiany prawne mają także istotnie wzmocnić mechanizmy nadzorcze ZUS.

– Od stycznia 2026 roku wprowadzone będą liczne zmiany w systemie ubezpieczeń społecznych. Obejmą one skutki zarówno dla pracowników i pracodawców, jak i dla systemu ubezpieczeń społecznych w zakresie orzeczników oraz uprawnień Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dotychczasowe przepisy, bardzo rozproszone, mają być skonsolidowane i doprecyzowane – wskazuje w rozmowie z agencją Newseria dr Anna Banaszewska, radczyni prawna.

Jedną z kluczowych zmian dla pracowników będzie rozszerzenie katalogu osób uprawnionych do wystawiania zaświadczeń o czasowej niezdolności do pracy. Zgodnie z nowymi przepisami od 2026 roku zaświadczenia takie będą mogły wystawiać nie tylko osoby wykonujące zawód lekarza, ale także pielęgniarki oraz fizjoterapeuci. Ma to usprawnić dostęp do świadczeń i częściowo odciążyć system ochrony zdrowia.

– Zakres takich zaświadczeń o czasowej niezdolności do pracy i podstawa ich wystawienia będą zupełnie inne, niż kiedy robi to lekarz. Pielęgniarka będzie mogła wystawić takie zaświadczenie wyłącznie wówczas, kiedy osoba nie będzie zdolna do samodzielnego funkcjonowania, zaś fizjoterapeuta w przypadku prewencji ruchowej. Pracownik będzie mógł więc uzyskać takie zaświadczenie w zależności od okoliczności – tłumaczy dr Anna Banaszewska.

Z danych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wynika, że w 2024 roku wystawiono ponad 27,4 mln zaświadczeń o czasowej niezdolności do pracy. Dlatego też precyzyjne zasady korzystania ze zwolnień oraz ich kontroli mają kluczowe znaczenie.

Zmiany doprecyzowują pojęcie działania sprzecznego z celem zwolnienia lekarskiego. To właśnie ono ma się stać kluczowym kryterium oceny zachowania osoby przebywającej na zwolnieniu, również w kontekście ewentualnych konsekwencji finansowych.

– W przypadku kontroli podstaw wydania zwolnienia lekarskiego ustala się, czy działania osoby, która otrzymała zwolnienie, są związane z celem, czy sprzeczne. Wyobraźmy sobie na przykład, że osoba chodzi na zakupy czy rehabilitację, bo na przykład jest kontuzjowana, albo chodzi na długie spacery zgodnie z zaleceniami lekarskimi. Jeżeli te działania nie stoją w sprzeczności z istotą zwolnienia, to pracownik może być nieobecny w miejscu pobytu w tym czasie, kiedy następuje kontrola przyczyn takiego zwolnienia. Ale gdyby ktoś chciał sobie w tym czasie pojechać na wycieczkę rowerową, to będzie to już działanie sprzeczne z celem zwolnienia – mówi radczyni prawna.

Zasada działań sprzecznych z celem zwolnienia ma też dotyczyć wykonywania obowiązków zawodowych u różnych pracodawców. Dzisiaj zwolnienie lekarskie wystawione dla jednej firmy oznacza, że pracownik nie może świadczyć pracy również w innych, jeśli jest zatrudniony w kilku miejscach. W I półroczu 2025 roku ZUS przeprowadził ponad 69 tys. kontroli, które wykazały, że 8,1 tys. osób nieprawidłowo wykorzystywało zwolnienie lekarskie. Z tego powodu zostały wstrzymane zasiłki na kwotę 16,6 mln zł. Od 2026 roku ten zakaz zostanie zniesiony.

– Proszę sobie wyobrazić sytuację, w której wykładowca akademicki jest jednocześnie chirurgiem operatorem. W związku z kontuzją dłoni nie może operować, ale może prowadzić zajęcia. Będzie więc mógł na zwolnieniu lekarskim w szpitalu prowadzić zajęcia na uczelni. Warunek jest tylko taki, że pracownik będzie musiał poinformować pracodawcę, u którego zamierza wykonywać pracę, o tym, że u innego pracodawcy przebywa na zwolnieniu i z jakiego powodu, oczywiście bez wskazywania jednostki chorobowej. Chodzi o to, żeby podejmowane przez niego czynności u innego pracodawcy nie były sprzeczne z celem zwolnienia lekarskiego – wyjaśnia dr Anna Banaszewska.

Jednocześnie, jak wskazują prawnicy, szeroki charakter definicji działania sprzecznego z celem zwolnienia może w praktyce prowadzić do rozbieżnych interpretacji i sporów z organem kontrolnym.

– To miecz obosieczny, dlatego że z jednej strony definicja jest bardzo pojemna i wymaga wyczucia celu zwolnienia lekarskiego, ale z drugiej strony będziemy mogli prowadzić tutaj częstą polemikę z ZUS-em, czy faktycznie ten cel został naruszony, czy nie – ocenia ekspertka.

Na podstawie obowiązujących przepisów ZUS oraz płatnicy składek zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób mają prawo kontrolować zarówno prawidłowość orzekania, jak i sposób wykorzystywania zwolnień. Skala tych kontroli w ostatnich latach systematycznie rośnie. W 2024 roku ZUS przeprowadził 486,4 tys. kontroli osób posiadających zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy. W konsekwencji wydał 36,6 tys. decyzji wstrzymujących dalszą wypłatę zasiłków chorobowych, a kwota wstrzymanych świadczeń osiągnęła niemal 53 mln zł. Łącznie kwota obniżonych i cofniętych świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa w 2024 roku wyniosła ok. 260 mln zł. W pierwszym półroczu 2025 roku ZUS przeprowadził 227 tys. kontroli zwolnień lekarskich, wstrzymując wypłatę 14,8 tys. zasiłków na kwotę ponad 22,2 mln zł.

– Pracodawcy nadal będą zobowiązani do kontroli przyczyny i zasadności nieobecności w pracy, natomiast będą mieli możliwość, żeby zapewnić wykonywanie pracy pracownikowi, który przebywa w innym miejscu pracy na zwolnieniu lekarskim, będą mogli również dostosować zakres czynności do tego, aby ten zakres nie był sprzeczny z celem zwolnienia – podkreśla dr Anna Banaszewska.

Ustawodawca wprowadza też pojęcie tzw. czynności drobnych, które w określonych sytuacjach będą mogły być wykonywane w czasie zwolnienia lekarskiego, m.in. przez członków zarządów i wspólników spółek. Jednocześnie nowe przepisy mają zapobiegać sytuacjom, w których zwolnienie byłoby wykorzystywane do faktycznego świadczenia pracy.

– Te czynności drobne nie będą polegały na tym, że pracodawca będzie mógł niepokoić pracownika stale w czasie zwolnienia i zlecać mu do wykonania różne drobne czynności. W takim przypadku powstanie wątpliwość, czy ten pracownik ma zapewnione warunki do należytego procesu zdrowienia. Dlatego pojęcie drobnych czynności będzie obejmowało np. podejmowanie uchwał przez członka zarządu spółki kapitałowej czy też wykonywanie czynności niezbędnych do funkcjonowania spółki przez wspólnika spółki osobowej – wskazuje radczyni prawna.

Nowa ustawa ingeruje też w sam system orzecznictwa. Od 2026 roku orzeczenia o czasowej i trwałej niezdolności do pracy mają być wydawane przez jednego orzecznika, a nie – jak dotychczas – przez zespoły trzyosobowe.

– Wydaje się, że to może budzić istotne wątpliwości co do równego traktowania i rzetelności orzeczniczej – ocenia dr Anna Banaszewska. – Pracownik każdorazowo, kiedy nie zgadza się z decyzją ZUS-u, będzie mógł złożyć w odpowiednim terminie odwołanie. Tak jak dotychczas będzie mógł zaskarżyć do sądu tego rodzaju orzeczenie, z którym się nie zgadza – to nadal jest możliwe i nadal będzie możliwe – dodaje.

Zmiany obejmą także warunki zatrudniania lekarzy orzeczników ZUS. Projekt przewiduje różne formy współpracy oraz wprowadzenie systemu mnożników wynagrodzeń zależnych od kwalifikacji i nakładu pracy. To powinno zwiększyć dostęp do lekarzy orzeczników, a w konsekwencji także skrócić czas oczekiwania na orzeczenie.

Najdalej idącą zmianą będzie rozszerzenie uprawnień Prezesa ZUS w zakresie kontroli orzeczeń, w tym możliwość ich weryfikowania po zakończeniu okresu zwolnienia lekarskiego.

– Dzisiaj, w momencie zakończenia czasu trwania zwolnienia lekarskiego, nie może już być przeprowadzona kontrola tego zwolnienia wstecz. Zgodnie z nowymi przepisami będzie to możliwe na podstawie dokumentacji medycznej – tłumaczy radczyni prawna. – Zespół prowadzący kontrolę będzie miał uprawnienie do żądania od lekarza wydania dokumentacji medycznej, będzie mógł również poprosić o dosłanie dodatkowych dokumentów, które posłużą temu, żeby już po ustaniu okresu orzeczenia o czasowej niezdolności do pracy można było skontrolować, czy faktycznie były podstawy do jego wydania.

Źródło: Newseria

Zakład Ubezpieczeń Społecznych coraz skuteczniej tropi nadużycia związane ze zwolnieniami lekarskimi. W pierwszym półroczu 2025 roku przeprowadzono 227 tys. kontroli, które pozwoliły odzyskać łącznie 150,5 mln zł. ZUS informuje, że wstrzymano wypłatę 14,8 tys. zasiłków o wartości ponad 22,2 mln zł, a dodatkowo obniżono świadczenia po ustaniu zatrudnienia o 128,3 mln zł. To oznacza, że do Funduszu Ubezpieczeń Społecznych wróciło o ponad 33 mln zł więcej niż rok wcześniej, mimo że liczba kontroli była niższa niż w analogicznym okresie 2024 roku.

 

„Zwolnienie lekarskie to nie czas na urlop, lecz okres przeznaczony na regenerację i powrót do zdrowia” – przypomina ZUS. Chory może wykonywać tylko codzienne czynności, takie jak zakupy, wizyta u lekarza czy wykupienie leków. Jeśli kontrola wykaże nieprawidłowości, instytucja ma prawo odebrać zasiłek chorobowy lub świadczenie rehabilitacyjne za cały okres wskazany w zwolnieniu.

W pierwszym półroczu 2025 roku lekarze orzecznicy ZUS przeprowadzili 157,9 tys. kontroli pod kątem zasadności wystawienia zwolnień. W 6,7 tys. przypadków konieczne było wydanie zaświadczeń korygujących, co pozwoliło zaoszczędzić 5,6 mln zł. Równolegle prowadzono 69,1 tys. kontroli wykorzystywania zwolnień, które wykazały 8,1 tys. nadużyć. W efekcie wstrzymano wypłaty świadczeń na kwotę 16,6 mln zł.

ZUS ujawnia konkretne przykłady. W trakcie zwolnień lekarskich część osób prowadziła działalność gospodarczą, wykonywała usługi fryzjerskie czy kosmetyczne, pracowała jako kierowcy, sprzedawała w internecie meble i ubrania, a nawet wyjeżdżała na wakacje za granicę. Wszyscy ci pacjenci utracili prawo do świadczeń.

„Zwolnienie lekarskie to czas leczenia i odpoczynku. Niewłaściwe wykorzystywanie chorobowego oznacza cofnięcie prawa do świadczeń i konieczność ich zwrotu” – ostrzega instytucja. Zapowiada także dalsze kontrole i konsekwentne ściganie osób, które chorobowe traktują jak dodatkowy urlop lub okazję do dorabiania.

Kontrole zwolnień lekarskich prowadzone przez ZUS pokazują, że nadużycia w tym obszarze są wciąż poważnym problemem systemowym. Z jednej strony odzyskane środki wspierają Fundusz Ubezpieczeń Społecznych, z drugiej – historie osób wykorzystujących chorobowe jako okazję do pracy czy wyjazdów wakacyjnych podważają zaufanie do systemu. Warto pamiętać, że zwolnienie lekarskie to narzędzie służące ochronie zdrowia i powrotowi do sprawności, a jego niewłaściwe użycie szkodzi nie tylko budżetowi publicznemu, ale przede wszystkim pacjentom, którzy naprawdę potrzebują wsparcia.

Źródło: ZUS